Une commande arrive dans le logiciel commercial. Elle est ensuite reportée dans un tableau Excel, transmise au service concerné, puis saisie une nouvelle fois dans le logiciel de facturation.
À chaque étape, quelques minutes seulement.
Le geste semble presque anodin. Il fait partie des habitudes, chacun connaît la marche à suivre et le travail avance malgré tout.
Jusqu’au jour où une adresse diffère d’un outil à l’autre, qu’une référence manque sur la facture ou qu’un collaborateur passe une heure à comprendre quelle version contient la bonne information.
Le coût des doubles saisies se cache rarement dans le temps nécessaire pour copier une donnée. Il apparaît surtout dans tout ce qui vient autour : les vérifications, les corrections, les interruptions et les erreurs qui se propagent d’un outil à l’autre.
Quelques minutes qui finissent par peser lourd
Ressaisir une information prend parfois moins de deux minutes. À l’échelle d’une seule tâche, le problème paraît minime.
La situation change lorsque cette opération concerne plusieurs outils et des dizaines de dossiers chaque semaine.
Une même donnée peut être copiée dans un CRM, un ERP, un tableau de suivi, un logiciel comptable ou un outil de gestion de projet. Chaque nouvelle saisie mobilise du temps et crée une occasion supplémentaire de commettre une erreur.
Il suffit qu’une information soit modifiée dans un logiciel sans l’être dans les autres pour que les équipes ne travaillent plus avec la même version.
Commence alors une autre tâche, beaucoup moins visible : retrouver l’origine de l’écart, vérifier les différents outils, corriger les données et s’assurer que l’erreur n’a pas eu de conséquence ailleurs.
Le temps de saisie ne raconte pas toute l’histoire
Le coût d’une double saisie dépasse largement les minutes passées à recopier une information.
Il comprend également :
- le temps consacré aux vérifications ;
- les corrections nécessaires lorsqu’une erreur est détectée ;
- les interruptions qui fragmentent le travail ;
- les échanges entre services pour retrouver la bonne information ;
- les décisions prises à partir de données incomplètes ou dépassées ;
- les retards de traitement et leurs conséquences sur les clients.
Ces difficultés apparaissent rarement dans un tableau de bord. Elles se glissent dans le quotidien jusqu’à devenir une façon habituelle de travailler.
Les équipes développent alors leurs propres solutions : un fichier Excel supplémentaire, un rappel dans l’agenda, un message envoyé à un collègue ou une note conservée « au cas où ».
Chaque solution permet de tenir à court terme. Leur accumulation finit par rendre l’organisation plus complexe et l’information plus difficile à suivre.
Comment estimer le coût de vos doubles saisies ?
Une première estimation suffit souvent à prendre la mesure du problème.
Choisissez un processus courant, comme le traitement d’une commande, d’un devis ou d’une demande client. Identifiez ensuite :
- le volume de dossiers traités chaque semaine ;
- le nombre de ressaisies effectuées pour chaque dossier ;
- le temps moyen consacré à chaque saisie.
Vous pouvez alors effectuer ce calcul :
Volume hebdomadaire × nombre de ressaisies × durée moyenne d’une saisie
Vous obtenez une première estimation du temps consacré chaque semaine à recopier des informations déjà disponibles.
Pour traduire ce temps en coût, convertissez le résultat en heures et multipliez-le par le coût horaire chargé des personnes concernées.
Cette estimation reste volontairement prudente : elle n’intègre pas encore le temps passé à vérifier les données, à rechercher l’origine d’un écart ou à corriger une erreur.
En suivant une seule information du début à la fin, les points de friction deviennent souvent beaucoup plus visibles.
Le véritable sujet : la circulation des données
Face à ces difficultés, l’achat d’un nouvel outil peut sembler être la solution logique.
Une entreprise peut pourtant disposer d’un CRM adapté, d’un ERP performant et d’un logiciel de facturation efficace. Chacun remplit correctement sa fonction.
La difficulté apparaît lorsqu’aucun lien n’existe entre eux.
Les collaborateurs deviennent alors les intermédiaires entre les applications. Ils récupèrent une donnée dans un outil, la copient dans un autre, vérifient qu’elle correspond et recommencent à l’étape suivante.
Le sujet concerne donc autant la qualité des logiciels que la circulation de l’information entre eux.
L’ajout d’un outil supplémentaire, sans étude préalable de cette circulation, peut même créer une nouvelle étape dans un processus déjà complexe.
Automatiser pour recentrer les équipes sur leur métier
Le mot « automatisation » évoque souvent des projets techniques lourds ou des outils destinés à remplacer une partie du travail humain.
Dans le cas des doubles saisies, l’objectif est beaucoup plus concret : permettre à une information déjà disponible de parvenir automatiquement au bon endroit.
Une commande validée peut transmettre les éléments nécessaires à la facturation. La modification d’une fiche client peut être répercutée dans les autres applications concernées. Un changement de statut peut déclencher une action sans qu’un collaborateur ait à recopier la donnée.
Les équipes conservent leur rôle et leur expertise. Elles consacrent simplement moins de temps à faire circuler manuellement des informations que les logiciels possèdent déjà.
Ce temps peut alors être utilisé pour accompagner un client, suivre un projet, analyser une situation ou résoudre un problème qui demande réellement une intervention humaine.
Une automatisation utile commence par l’observation
La valeur d’une automatisation dépend d’abord de sa capacité à répondre à un besoin réel.
Sa mise en place commence donc par une compréhension précise du fonctionnement de l’entreprise :
- Où l’information est-elle créée ?
- Qui l’utilise ensuite ?
- À quels endroits est-elle ressaisie ?
- Quelles erreurs reviennent régulièrement ?
- Quelles étapes nécessitent réellement une validation humaine ?
- Quels échanges pourraient être simplifiés ?
Cette phase d’observation évite de reproduire automatiquement une organisation déjà inutilement complexe. Elle permet aussi de concentrer les efforts sur les flux qui génèrent le plus de perte de temps ou de risques.
Certains processus méritent d’être automatisés. D’autres ont surtout besoin d’être simplifiés. Toute la valeur réside dans cette distinction.
Faire circuler l’information avec InfoFlux
C’est pour répondre à cette problématique que nous avons développé InfoFlux.
InfoFlux connecte les applications déjà utilisées par l’entreprise afin que les données circulent automatiquement entre elles.
Les équipes conservent leurs outils et leurs habitudes lorsqu’elles sont pertinentes. InfoFlux intervient entre les applications pour transmettre les bonnes données, au bon moment et au bon endroit.
Une information peut ainsi être saisie une seule fois, puis utilisée par les différents logiciels qui en ont besoin.
Les bénéfices se retrouvent à plusieurs niveaux : moins de manipulations répétitives, des données plus cohérentes, moins d’erreurs à corriger et une meilleure continuité entre les services.
L’approche de ReInvent : comprendre avant de connecter
Chez ReInvent, un projet d’automatisation commence par l’étude des usages et des flux existants.
Nous cherchons à comprendre ce qui se passe réellement entre la création d’une information et son utilisation finale : les outils traversés, les interventions humaines, les contrôles nécessaires et les points de blocage rencontrés par les équipes.
Cette analyse permet d’identifier les automatisations réellement utiles et d’écarter celles qui ajouteraient de la complexité sans bénéfice concret.
InfoFlux est né de cette logique : partir d’un problème vécu par l’entreprise, puis construire la réponse technologique autour de ses usages.
Et si vous suiviez une information pendant une journée ?
Choisissez une commande, une fiche client, un devis ou une demande d’intervention.
Observez son parcours :
- Où l’information entre-t-elle dans l’entreprise ?
- Combien de fois est-elle copiée ?
- Combien de personnes interviennent ?
- Combien d’outils sont utilisés ?
- Que se passe-t-il lorsqu’une donnée est modifiée ?
Cet exercice simple permet souvent de repérer des étapes devenues invisibles à force d’être répétées.
Le véritable gain consiste à retrouver des données fiables, des processus plus fluides et davantage de temps pour les missions qui font réellement avancer l’entreprise.
Vous avez repéré des ressaisies ou des échanges manuels entre plusieurs logiciels ?
Découvrez comment InfoFlux peut connecter vos outils existants et simplifier durablement la circulation de vos données.